Hệ thống kho bãi cùng các chứng từ là cơ chế kiểm soát tối thượng, biến vật tư xây dựng từ chi phí tiềm năng thành tài sản có thể theo dõi. Chúng thiết lập tính minh bạch và trách nhiệm giải trình bằng cách ghi nhận mọi giao dịch (nhập, xuất, tồn), ngăn chặn thất thoát, đảm bảo vật tư được sử dụng đúng mục đích, và cung cấp dữ liệu chính xác cho Kế toán để quyết toán chi phí, qua đó bảo vệ lợi nhuận và tiến độ dự án.
Cơ sở vật chất:
- Kho bãi tổ chức khoa học: Phân khu rõ ràng theo loại vật tư (thép, xi măng, ống cống...), có biển báo. Vật tư xếp gọn gàng, có lối đi.
- Hệ thống biểu mẫu: Chuẩn bị sẵn các mẫu Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Sổ theo dõi kho (cả bản giấy và file excel/quản lý phần mềm).
- Thiết bị: Máy tính, máy in, thước dây, cân...
Phân quyền rõ ràng:
- Thủ kho: Là người trực tiếp quản lý, chịu trách nhiệm về hiện vật trong kho.
- Bảo vệ: Kiểm tra chứng từ giao hàng hợp lệ (có chữ ký của người có thẩm quyền), số lượng tổng quát (ví dụ: số lượng kiện hàng, số lượng Pallet) và niêm phong, đồng thời ghi nhận thời gian. Là một thành phần ký Phiếu nhập.
- Người lĩnh vật tư: Thường là Đội trưởng đội thi công hoặc Kỹ sư hiện trường của từng hạng mục.
- Người ký duyệt: Kỹ sư QS/QC hoặc Cán bộ quản lý hiện trường (phụ trách hạng mục đó) là người ký duyệt cho việc xuất kho. Chỉ huy trưởng ký duyệt cho các lô hàng lớn hoặc vật tư giá trị cao.
Quy trình nhập kho:
- Thủ kho kiểm đếm cân đo số lượng> Thủ kho sắp xếp gọn gàng> Thủ kho lập Phiếu nhập, ký các thành phần: Nhà CC+ Kỹ sư+ Bảo vệ> Thủ kho cập nhật ngay vào Sổ kho> Thủ kho gửi Phiếu nhập cho Kế toán.
Quy trình xuất kho:
- Đội thi công có nhu cầu> Đội lập Phiếu yêu cầu vật tư trình Kỹ sư phụ trách ký> Đội chuyển Thủ kho> Thủ kho lập 4 liên Phiếu xuất kho> Thủ kho và Người nhận xác nhận> Thủ kho cập nhật Sổ kho> Thủ kho gửi Phiếu xuất kho cho Kế toán
- Nguyên tắc "KHÔNG có phiếu, KHÔNG xuất hàng": Tuyệt đối không xuất kho dựa trên lời nói. "Xuất trước, bổ sung chứng từ sau" là CẤM KỴ: Đây là nguyên nhân của mọi sự hỗn loạn và thất thoát.
- Xuất theo nguyên tắc "Nhập trước, Xuất trước" (FIFO): Vật tư nhập trước được ưu tiên xuất trước để tránh hư hỏng, lưu kho lâu (với xi măng, sơn...).
Công tác cuối mỗi ngày của Thủ kho:
- Thủ kho cập nhật ngay lập tức sổ tồn kho (cả bản giấy và file điện tử) sau mỗi lần nhập/xuất.
- Sắp xếp lại kho, vệ sinh sạch sẽ.
Hàng tuần/Hàng tháng của Thủ kho:
- Đối chiếu giữa Sổ kho và Sổ sách Kế toán: Thủ kho và Kế toán phải đối chiếu số liệu nhập - xuất - tồn để phát hiện sai sót kịp thời.
- Kiểm kê định kỳ: Mỗi tháng hoặc quý, thành lập Tổ kiểm kê (gồm Kế toán, Quản lý hiện trường, Thủ kho) để kiểm kê thực tế số lượng vật tư trong kho và đối chiếu với sổ sách. Chênh lệch phải được làm rõ và xử lý ngay.
- Báo cáo tồn kho: Thủ kho lập báo cáo tồn kho cuối kỳ gửi Ban QLDA để làm cơ sở lập kế hoạch mua sắm, điều phối vật tư.
Hệ thống chứng từ:
Phiếu nhập kho (chứng từ giao dịch):
- Chứng từ gốc xác nhận vật tư đã được nhập vào kho, ghi nhận số lượng thực tế đã kiểm đếm. Kèm chứng từ của nhà cung cấp.
- Cơ sở pháp lý để thủ kho chịu trách nhiệm về vật tư và là căn cứ để Kế toán thanh toán cho nhà cung cấp.
- Trách nhiệm ký xác nhận: Thủ kho, Kỹ sư Giám sát (kiểm chất lượng), Người giao hàng.
Phiếu xuất kho (chứng từ giao dịch):
- Chứng từ gốc xác nhận vật tư đã được xuất khỏi kho, ghi nhận số lượng và mục đích sử dụng (xuất cho đội nào, hạng mục nào).
- Kiểm soát tiêu hao vật tư và là căn cứ để Kế toán hạch toán chi phí vào hạng mục thi công.
- Trách nhiệm ký xác nhận: Thủ kho, Người nhận hàng (Đội trưởng/Giám sát thi công).
Thẻ kho (chứng từ tổng hợp):
- Tờ giấy chi tiết dán tại từng vị trí/kệ chứa vật tư trong kho. Ghi ngay lập tức lại mọi giao dịch Nhập/Xuất/Tồn phát sinh của một loại vật tư duy nhất, tại một vị trí duy nhất.
- Giúp kiểm soát tồn kho tại chỗ và đối chiếu nhanh với số liệu trong Sổ kho mà không cần phải lục lại toàn bộ sổ sách.
Sổ theo dõi kho (chứng từ tổng hợp):
- Sổ sách tổng hợp để theo dõi tồn kho thực tế, ghi nhận tất cả các lần Nhập/Xuất của từng loại vật tư theo thời gian.
- Là tài liệu quản lý trung tâm, giúp biết được số lượng Nhập/Xuất/Tồn kho liên tục. Giúp Thủ kho/Ban Chỉ huy biết chính xác cần đặt hàng thêm hay không (minh bạch hóa tồn kho).
Biên bản Bàn giao/Điều chuyển Thiết bị:
- Chứng từ đặc biệt dùng cho máy móc, thiết bị lớn (như cần trục, máy phát điện). Làm chứng từ để Bảo vệ tại cổng đối chiếu khi thiết bị cơ giới lớn ra vào công trường.
- Xác định thời điểm bàn giao (để tính phí thuê mượn) và tình trạng kỹ thuật (Serial, Hour Meter) của thiết bị tại thời điểm chuyển giao/xuất ra.
- Trách nhiệm ký xác nhận: Đại diện Ban chỉ huy, Đại diện Đơn vị thuê/trả.
Một số mẫu biểu tham khảo:
BB bàn giao- điều chuyển thiết bị
BC nhập- xuất- tồn định kỳ pdf
Nhata.net hy vọng các thông tin trong bài viết "Hệ thống kho công trường xây dựng" có ích cho bạn!
